Word小技巧-職人必備的文書處理技巧

Word是從國中到出社會都會用到的文書職能，但是出社會後發現，學校教的跟工作用的根本兩回事，簡單的文書處理，打字、換行、插入圖片，學校好像就教這樣，但工作上這些只是基本功，若是需要提升工作效率，一定還需要學會其他技能。

今天提供四種超實用的文書小技巧給大家參考。

一.壓縮檔案容量

當文件使用的圖片太多或太大時，整個文件容量會暴增，而檔案又需要用e-mail傳送出去，很容易就超過 e-mail 附件的上限。有什麼解決方法嗎?

其實，在存檔時可以先壓縮圖片品質，檔案縮小，就能解決上述困擾。壓縮檔案的選項也有好幾種，若是以e-mail的方式寄出，選擇電子郵件(96ppi)即可。

步驟：另存新檔－工具－壓縮圖片

你有沒有過電腦突然當機，但是檔案還沒儲存；或是手殘不小心把文件的視窗關閉，心裡想必抖了好幾下，然後只好埋頭重做。不用擔心，你知道word竟然有復原未儲存檔案的功能，對於電腦老舊或手殘的朋友真是一大福音！

開啟word檔後，到檔案點選資訊，在管理版本中就可以找到未儲存的檔案

步驟：資訊－管理版本－復原未儲存的文件

有時我們會使用特殊字型，但我們沒辦法確定開啟檔案的電腦有沒有安裝這個字型該怎麼辦呢？有時字體是為了版面美觀，因此遺失字體可能會造成排版跑掉。真的很困擾呢...

我們可以在「儲存」的設定裡頭，勾選「在檔案內嵌字型」，就可以把字型儲存在文件檔裡頭。

步驟：選項－儲存－在檔案內嵌字型

想比對出兩份雷同文件的差異，該怎麼做呢?像是將文件呈給老闆後，收到老闆回覆說有修改某些部分，卻沒直接說明時，總不可能一個字一個字比對有無修改，就算沒有漏看，眼睛也要瞎了...

若是想知道文件有無異動，可以利用「校閱」中的「比較」功能，快速標示出文件被改動的地方。

步驟：校閱－比較－放入前後兩筆文件