學會時間管理提升工作效率

每個人一天的時間都是24小時,但同樣一間公司一份工作,有的人工作做不完總是在加班,有的人做完就早早下班,而之所以非常忙碌卻又沒太多產值,是因為「人不可能做完所有事」!

因此我們要善用時間,可是怎麼樣才是善用時間呢?

善用時間就是有效的將我們的時間充分發揮價值,從今天起你可以透過日報或者是工作時間紀錄表來檢視自己的工作時間分配,透過記錄表你可以仔細檢閱每項事務的執行時間長短,進而找出哪些是沒有生產力又浪費時間的事項。一是去避免它,二則可以請他人代勞。

運用「時間四象法」提升工作效率

「時間四象法」是將事情分為四個種類,並透過象限圖將事情分成重要、不重要、緊急、不緊急四種,這樣就能歸類出重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、不緊急不重要。我們就可以知道什麼樣的工作該優先處理、緩些處理,甚至是不要處理。

例如:老闆後天要和客戶開會,臨時交辦你做簡報,這種時間短,又有急迫性就要優先執行;主管指派你協助下個月的尾牙活動,請協助統籌單位,這是公司重要的活動但還有時間可以制定計畫來執行;臨時有客戶上門拜訪,需要有人端茶水,雖然緊急但若非你原工作內的事務,可以交由其他人負責;老闆開會時說今年要帶大家員工旅遊,但是八字還沒一撇,就興奮地開始討論而放下工作,這就是不重要不緊急的事。

歸類出各項工作的重要性後,如何提升工作執行的專注力?

在長時間工作下,不管是注意力、精神狀況必定會下降,因此你必須規劃好執行計畫! 不但可以確切地掌控執行進度,又能在預定的時間內達成任務。

首先透過「時間四象法」分類出工作項目後,工作者可以預設工作項目所需的時間,早上是精神最好的時候,可以專注於最重要的事情,下午時間則可以處理日常瑣碎的小事。

因此我們排除了耗時又沒效益的工作,再運用「時間四象法」將工作分成四類型,把重要的事務放在早上執行,瑣碎的挪到下午,這樣就能有效的提升我們的工作效率。

 

重點如下:

1.透過日報或時間記錄表檢視自己的工作時間

2.透過「時間四象法」視事情輕重緩急,分類執行的先後順序

3.工作執行前先規劃出執行計畫